Administration af bevillinger under kr. 100.000

Kontraktenheden kræver ikke, at der indgås samarbejdsaftaler for projekter, hvor det samlede tilskud til AAU er under 100.000 kr. Dette skyldes, at de administrative omkostninger ved projekter under 100.000 kr. ikke står mål med projekternes økonomiske omfang.

Som institut/afdeling vurderer I selv, ud fra en samlet risikobetragtning, om I ønsker at indgå en samarbejdsaftale. Kontraktenheden vurderer, at projekter under 100.000 kr. generelt udgør en lille risiko, og at risikoen ofte kan afdækkes med simple midler. Dette skyldes, at uenigheder i disse mindre projekter ofte handler om manglende betaling eller uenighed om, hvorvidt ydelsen er leveret. I kan imødekomme dette ved at kræve betaling up-front eller en forholdsvis stor andel betalt up-front, og ved at beskrive den ydelse, der skal leveres, så præcist som muligt.

Hvis I ønsker at indgå en samarbejdsaftale, kan I finde Kontraktenhedens standardskabeloner her. Kontraktenheden yder gerne rådgivning i den forbindelse, men påtager sig ikke rollen som tovholder eller forhandler.

Skal projekterne projektoprettes?

Processen for projektoprettelse er anderledes for projekter under 100.000 kr. ØA har lavet en beskrivelse af processen og vejledning til, hvordan projekterne administreres. Det kan du læse mere om her.

Journalisering af sagerne

I har ansvaret for at journalisere sagerne på sagsgruppe 522. Vi har lavet en vejledning til journaliseringen. Det er vigtigt, at I læser vejledningen grundigt, da der er krav til de oplysninger, der skal være på sagerne. 

I finder vejledningen her.

Bæmærk! Ovenstående gælder ikke for aftaler om GDPR, hvilket betyder, at disse altid skal indgås uanset beløbsstørrelsen.