Inden du logger på, er det vigtigt, du læser denne vejledning - det vil spare dig for tid længere henne i processen.

E-kontrakten er en browserløsning, hvor du logger på med AAU login. Når du logger ind og har valgt aftaletype, møder du som det første en vejledning. Denne bør du læse grundigt, inden du går videre til selve e-kontrakten. 

E-kontrakten er lavet som en spørgeformular, som til slut genererer en dokumentpakke med; aftaleudkast, standardvilkår og projektdataskema. Dette kan du læse mere om længere nede. 

Husk! Du kan kun bruge e-kontrakten til danske aftaler med danske parter.

Åbn en browser og gå på websiden Horten Draft

E-kontrakten er lavet som en spørgeformular. Du skal svare på alle spørgsmål, der er relevante for projektet, inden du til sidst downloader dokumenter.

Du kan spare en del tid ved at have oplysninger om projektet klar, inden du går i gang med at besvare spørgsmålene. Det er både oplysninger til aftalen samt oplysninger om projektøkonomien.   

Når du har relevante oplysninger klar, kan du gå i gang. 

Når du har udfyldt spørgeformularen og har tjekket alle oplysninger er korrekte, downloader du aftalepakken.

Aftalepakken består af: 

• Udkast til samarbejdsaftale mellem Aalborg Universitet og en eller flere samarbejdspartnere
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Projekt-dataskema

Oplysningerne i Projekt-dataskemaet er et AAU internt dokument. Dokumentet indeholder de oplysninger, der er relevante for projektoprettelse ved ØA. Det betyder også, at når du benytter e-kontrakten, erstatter projekt-dataskemaet de traditionelle projektoprettelsesdokumenter. 

Bemærk! Projekt-dataskemaet er internt og skal ikke deles med den eksterne part.

Når du har downloadet aftalepakken, sender du udkast til aftale, bilag 1-standardvilkår og øvrige relevante bilag til samarbejdspart. 

Du har fået svar fra samarbejdspart, og de har ingen ændringer ændringer til aftalen. Aftalen mangler blot at blive underskrevet af alle parter. 

Da der ikke er lavet ændringer til AAU standardaftalen, er aftalen forhåndsgodkendt af Kontraktenheden. Det betyder, at aftalen udelukkende underskrives af projektleder og institutleder. 

Du sørger for at indhente underskrifter via DocuSign. Herefter sender du dokumenter til auto-kontrakt@adm.aau.dk.

Du skal vedhæfte: 

• Aftale
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Bilag 2 - projektbeskrivelse
• Bilag 3 - budget
• Projekt-dataskema
• DocuSign Summary report
• Evt. andre bilag til aftalen

Når du har sendt dokumenterne til auto-kontrakt@adm.aau.dk, modtager du en kvitteringsmail fra os.

Ja. Ønsker samarbejdspart ændringer til aftalen, skriver du disse under afsnittet ’Andre særlige bestemmelser’ i e-kontrakten. ”Andre særlige bestemmelser” kan fx være særlige afrapporteringsvilkår fra en bevillingsgiver eller ønske om at fravige standardvilkårene, bilag 1.

Herefter sender du relevante dokumenter til os på auto-kontrakt@adm.aau.dk

Du skal vedhæfte dokumenterne:

• Aftaleudkast fra samarbejdspart 
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Projekt-dataskema
• Evt. bilag til aftale

Når du har sendt dokumenterne, modtager du en kvitteringsmail fra os. 

Bemærk; Tilføjer du noget under punktet ”Andre særlige bestemmelser”, kræver det godkendelse af Kontraktenheden, inden du indhenter underskrifter i DocuSign.

Aftaler på AAU skal som hovedregel altid underskrives af institutleder, projektleder, ekstern part samt godkendes af afdelingschef i Kontraktenheden. 

Benytter du vores E-kontrakter skal altid underskrives i DocuSign. Det er jer på instituttet, der er ansvarlige for indhente underskrifter i DocuSign fra:

• Institutlederen
• Projektleder
• Ekstern part

Det er sagsbehandler i Kontraktenheden, der sørger for afdelingschefens godkendelse. Afdelingschefen underskriver ikke i DocuSign, men godkender elektronisk i Workzone.

Men, ofte er der en undtagelse til hovedreglen - det er der også her. For, har samarbejdspart ingen ændringer til AAU standardaftalen, er aftalen forhåndsgodkendt af Kontraktenheden. Det betyder, at aftalen udelukkende underskrives af projektleder og institutleder. 

Når du er klar til at sende aftale med bilag til auto-kontrakt@adm.aau.dk skal du navngive dem rigtigt. Navngivningen er:

• Aftale
• Bilag 1 - Standardvilkår
• Bilag 2 - projektbeskrivelse
• Bilag 3 - budget
• Projekt-dataskema
• DocuSign Summary report